【個人事業主必見】領収書まわりの不安解消策を一挙大公開

ビジネス電話と領収書とレシート

領収書の記載や保管、整理の方法は、個人事業主として最低限知っておきたいところです。

しかし、経費として認められる出費や、正しい領収書の保管方法がよく分からないという事業主の方も多いと思います。

そこで今回は、主に下記の内容についてご紹介します。

なお、この記事では、領収書の効率的な管理に役立つおすすめの法人カードもご紹介します。

法人カードがあれば、正確で簡単な事務作業が可能です。

領収書に関する正しい知識と法人カードを活用して、合理的な経費の管理を実現しましょう。

個人事業主の経費

この章では、個人事業主の出費で経費として認められるものと、そうでないものを詳しく解説していきます。

経費の正しい意味や経費として認められる出費を理解していないと、追徴課税などのペナルティを受ける可能性もあるので注意が必要です。

経費になるもの

基本的に、事業関連の出費はすべて経費として認められます
とくに下記のようなものは経費に計上しても全く問題ありません

  • 事務所の家賃
  • 事務用品代
  • 備品代
  • パソコンの購入費用
  • インターネットの通信費
  • 業務に使用するパソコンソフトの代金

自宅とは別にオフィスを借りた場合は、家賃と光熱費の100%が経費になります。
ただし、自宅が事務所を兼ねているケースでは、事業に利用している部分だけが経費として認められます。

「事業に利用している部分」については、下記を目安にするといいでしょう。

家賃 仕事で使用する床面積の割合
電気代 使用時間かコンセント数
インターネット通信費 使用時間
車の減価償却費やガソリン代 走行距離か仕事に使用した日数

また、下記の税金は経費として認められます。

  • 事業税
  • 「税込」で経費処理をしている消費税
  • 印紙税
  • 事業用車に関する自動車税
  • 事業用の土地、家屋に関する固定資産税

なお、所得税と住民税は個人事業主の経費にはなりません。

経費にならないもの

業務に関連しない出費は、経費として認められません。

たとえば、自動車を必要としない事業では車の費用を経費にできません。

また、事務所に家族の持家を利用している場合、その地代家賃は経費になりません。

次の章では、個人事業主の領収書の書き方を解説します。

個人事業主の領収書の書き方

この章では、領収書の書き方を解説します。

領収書の発行は代金を受け取る側の義務なので、書き方をしっかり覚えておきましょう。

領収書の記載項目

領収書に記載する項目は、消費税法で下記の6項目と定められています。

1.書類名
「領収書」や「受領書」と明記します。
2.宛名
上様や(株)などではなく、正式名称で書きましょう。
3金額
金額の改ざんを防ぐため、消費税法の記載要件に従って記入します。

  • 数字の前に「\」や「金」を入れる
  • 末尾に「‐(ハイフン)」や「也」を入れる
  • 三桁ごとに「,(カンマ)」を入れる

  • 但し書き
    「お品代」などではなく、具体的な商品やサービス名を書くようにしましょう。
  • 発行日
    実際に金銭を受領した年月日を記入します。
  • 受領人
    屋号、または、個人名と住所、連絡先を記入します。

なお、5万円以上(税込)の領収書には印紙税法に従い収入印紙を貼ります。
5万円未満は非課税文書となるため印紙は不要です。 

領収書印

基本的には、個人で使っている印鑑で問題ありません。屋号がある場合は、屋号の角印を使うといいでしょう。

収入印紙を貼ったときは、印紙にも押印します。いずれもシャチハタの使用は避けてください。

屋号住所、代表者名のゴム印があれば、領収書だけではなく契約書納品書などにも活用できるので便利です。

次の章では、領収書のもらい方について解説します。

個人事業主の領収書のもらい方 

個人事業主の出費を経費として認めてもらうためには、領収書を正しく作成してもらう必要があります。

それぞれの記載内容をチェックしていきましょう。

  • 宛名
    屋号がない場合は事業主の名前で問題ありませんが、屋号がある場合には、きちんと屋号を記載してもらいましょう。
    「上様」や宛名なしの領収書は避けた方が無難です。 
  • 金額
    商品の購入代金を記載してもらいます。金額は税込みで問題ありません。
  • 日付
    発行年月日を記載してもらいます。
  • 概要
    書籍代や飲食代など、具体的な用途を記載してもらいます。
    「お品代」のような場合には、領収書の裏に用途を書いておきましょう。
  • 領収書の発行元
    領収書を発行した店舗や会社の名前を記載してもらいます。
  • 収入印紙
    5万円以上(税込)の領収書には、収入印紙の貼付と押印をもらいます。

領収書を受け取ったら、上記が記載されているかどうかを必ずチェックしてください。

レシートでも問題ない

領収書ではなくレシートでも問題はありません。
ただし、レシートを見ただけで何を購入したのかがわからない場合は、レシートの裏面に用途を記載してください。

業務に関わる出費と個人的な出費がひとつのレシートに記載されているときは、経費だけをマーカーでチェックするなどして、すぐにわかるような工夫をしておきましょう。

領収書やレシートが出ない場合

領収書やレシートが出なくても、経費への計上は可能です。
ただし、その場合には、領収書などがもらえなかった正当な理由が必要になります。

たとえば、少額の交通費や香典などは領収書が出ないので「正当な理由」として認められます。

しかし、常識的に考えてレシートが出るような店舗での利用では、領収書やレシートがないと経費として認められません。

なお、領収書やレシートが出ない正当な理由があっても、「経費として使用した証拠」は残してください。

少額の交通費なら、利用区間や利用日時、利用目的などを記載した出金伝票を作成するといいでしょう。

香典やお祝いは、出金伝票への記載や案内状を保管するなどの対策が必要です。

次の章では、もらった領収書の整理や保管方法について解説します。

領収書の整理と保管方法

この章では、領収書の効率的な整理の仕方と保管方法を紹介します。

領収書やレシートは確定申告後7年間白色申告では5年間の保管が法律で義務付けられています。

この期間中は、税務調査で提出を求められる可能性があるので紛失しないようにしましょう。

税務署からの要請以外で領収書類を利用する機会はないので、整理や保管は手間をかけずに行うことが重要です。

効率的な領収書の管理方法

領収書やレシートは、月ごとにまとめるのがもっとも効率的です。

まとめ方はどのような方法でも構いませんが、下記のような方法だと、よりわかりやすいでしょう。

  • 月ごとに封筒にまとめる
  • 月ごとに紙に貼り付ける
  • 月ごとにクリアファイルに収納する

同一日の領収書枚数が多い場合は、日ごとに束ねておきましょう。

なお、レシートには感熱紙が使われていることが多いので、長い期間日光にあたると印字が消えてしまいます。

レシート類は、できるだけ日光があたらない場所に保管してください。

法人カードがあると便利

法人カードがあれば、より効率的な経費の管理が実現します。

事業に関わるすべての出費を法人カードで決済すれば、領収書の代わりに利用明細を提出するだけで済むのです。

法人カードの利用明細はWEB上で簡単にチェックできますし、提出時も印刷をするだけで作業が完了します。

なお、法人カードのなかには、クラウド会計ソフトと連動させて合理的な会計処理ができるタイプもあります。

領収書の整理や会計の手間を少しでも省きたい方は、法人カードと会計ソフトの連携も検討してみてください。

次の章では、領収書の管理に役立つおすすめの法人カードを4枚紹介します。

個人事業主の領収書管理に役立つおすすめ法人カード4選

この章では、個人事業主の領収書管理に役立つおすすめの法人カードを紹介します。

手軽に経費管理ができる法人カードを厳選しましたので、各カードのスペックを比較しながら、自分に適した1枚を見つけてくださいね。 

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

ステータスの高さで知られる法人カードです。審査では個人の信用が重視されるため、実績がない個人事業主でもカードを作成できます。

利用情報はクラウド会計ソフトへ自動的に取り込めるので、経理の合理化を目指している個人事業主の強い味方になるでしょう。

なお、カードの利用状況はWEB上だけではなく、スマートフォンのアプリからでも確認できます
利用明細はCSVやExcelファイル形式でのダウンロードが可能です。

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年会費 ポイント還元率 ポイント名
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無料 2,000円(税抜) 0.6%~1.2% 暮らスマイル
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年会費無料ながらもクラウド会計ソフトとの連携が可能
さらに、会計ソフトの利用料金から2,000円が引かれるクーポンも付いています。

空港ラウンジの無料利用やポイントサービス、旅行傷害保険などは一切付帯していませんが、200万円の最高限度額や無料で発行できるETCカードなど、個人事業主をサポートする機能は充実しています。

入会審査では事業実績を問わないので、本人確認資料以外の申し込み書類は不要です。

一括払いのほかに、分割払いやリボ払いにも対応しているので、個人用のクレジットカードと同じ感覚で事業に役立てることもできます。

ライフカード「ビジネスライト」

国際ブランド

VISA MasterCard JCB

対応電子マネー

  • ETC
年会費 ポイント還元率 ポイント名
初年度 2年目~
無料 無料
発行スピード 限度額 マイレージ
還元率(最大)
ETC年会費
最短4営業日発行 10~200万円 無料

まとめ

今回の記事では、領収書の書き方や保管、整理方法などについて詳しく紹介しました。

また、個人事業主の経費についても解説しました。
改めて内容をまとめてみましょう。

    • 事業に関わる出費は全て経費になる
    • 領収書に記載する内容は決まっている
    • 領収書やレシートがなくても経費計上はできる
    • 法人カードがあると経理作業がラクになる

今回の記事を読んで、個人事業主の経費や領収書に関わる知識を覚えたら、次は、法人カードを使った事務作業の簡略化を実現しましょう。

2020.08.07

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