経費払いの人必見!クレジットカード払いの領収書はどうする?

クレジットカードと領収書
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会社の接待などの支払いで「クレジットカードを使いたい」と思っている人は多いと思います。

しかしクレジットカードの利用金額が実際に支払われるのは、来月末。レジでの支払い時に、領収書をもらうことは可能なのでしょうか。

また、そのときのクレジットカード明細は、経費計上書類として使用可能なのでしょうか。

“経費計上の関係”や“クレジットカードの控えはいつまで保管すればいいか”など、クレジットカードと領収書にまつわる知識をご紹介します。

ゴールドカードを選ぶ夫婦

クレジットカードの普及によって多くの人が行っている、クレジットカード支払いで領収書をもらう行為。しかし、調べてみると意外な事実が明らかになりました。

「クレジット支払いのときに領収書をもらうことはできるか」ということです。

結論から書くと、お店側に領収書を発行する義務はありません。領収書の発行は、「現金」を受け取ることが条件だからです。

クレジットカードでの支払いは、クレジットカード会社が一時的に立て替えているため、現金のやりとりは発生しません。そのため、クレジットカードでの支払いの場合、お店側が領収書を発行する義務はありません。

ただし、これはあくまで「原則」なので、お店によっては、クレジットカードの支払いでも領収書を発行してくれるところもあるようです。

もし、クレジットカード支払いで領収書が出ない場合は、利用控えを「領収書」として代用しましょう。利用控えは厳密には領収書ではありません。

しかし、購入年月日、購入した商品やサービスの内容、購入金額、販売店名が記載されている利用控えは、支払いを証明できる書類になります。

5万円以上の金額の場合、領収書に収入印紙を貼る必要があります。そもそも、なぜ領収書に収入印紙を貼る必要があるのかというと、課税文書(レシート、領収書など)には印紙税が課税されるからです。

印紙税は、課税文書を作った人が収入印紙を貼り、税金を納める形になります。ただし、クレジットカードの支払いの場合は収入印紙を貼ってもらう必要はありません。

クレジットカードによる支払いは、お金や有価証券(金券や商品券など)のやりとりが発生していないからです。

クレジットカードによる支払いを証明する場合は、「クレジットカードで支払った旨」を領収書に記載する必要があります。

電卓で計算をする

それではクレジットカード明細を、どのように経費計上に活用すればいいかを解説します。

クレジットカードによる支払いを経費計上にするとき、「クレジットカード明細を利用したい」という方も多いと思います。クレジットカード明細は、クレジットカード会社がお金を立て替えたことを示す書類のため、厳密には領収書ではありません。

しかし、前述のように、購入年月日や購入金額、担当店名が記載されているクレジットカード明細も支払いを証明できる(代用できる)書類になります。

クレジットカード明細を領収書の代用にするには、明細を保管し、必要があれば提出することになります。そのため、クレジットカードはプライベート用と経費用(仕事用)で使い分けるのがおすすめです。

また、原則として収益や費用は発生した時点で計上する必要があります。これを「発生主義会計」といいます。

しかし、クレジットカードの支払いは、翌月、もしくは翌々月のため、引き落とし日に計上することも例外として認められています。クレジットカード払いの場合は、「発生日」に計上するか、「引き落とし日」に計上するかを統一するようにしましょう。

クレジットカードで分割払いをすると、手数料(実質年率の利息)が発生します。経費にはこの「手数料」も計上できます。

ただし、サービス金額と手数料を分けて計上することが必要です。「勘定科目(かんじょうかもく)」の項目名は厳密には決められていませんが、「手数料」の場合、「支払手数料」として計上することが多いようです。

クレジットカードと領収書

クレジットカードで支払うと「利用控え」をもらいます。この利用控えはいつまで保管すればよいのでしょうか。

個人の場合、クレジットカードの利用控えを保管しておく義務はありません。利用控えの保管の「義務」はありませんが、正しく口座から引き落とされたか確認できるまでは、利用控えを保管しておくようにしましょう。

利用控えを保管することによって、利用控えとクレジットカード明細が異なるなど、トラブルに巻き込まれたときにも対処できるようになります。

一方、税金や経費などが関係する個人事業主や法人の場合は異なります。

個人と同じように、正しく請求されているかを確認するだけでなく、領収書や契約書、決算書などは7年間保管する必要があります。

万一、税務調査が入った場合、最大で7年間さかのぼって調査を受けることがあるからです。そのため、クレジットカードの利用控えを領収書として使った場合は、7年間は保管しておくようにしましょう。

クレジットカードと領収書の関係について解説してきました。

クレジットカードの利用控えや利用明細でも、購入年月日、商品やサービスの内容、金額などが記載されていれば、領収書としての役目を持ちます。

経費として計上したあとは、きちんと保管して必要なときに提出できるようにしておきましょう。

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